1. Konsultasi Awal dengan Pengelola Prodi dan Pembimbing Magang
Mahasiswa yang telah atau sedang melaksanakan kegiatan magang berkonsultasi terlebih dahulu dengan: Koordinator Magang/Koordinator Akademik Program Studi, untuk memastikan bahwa kegiatan magang dapat dikategorikan sebagai kegiatan yang relevan dengan Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL) Tekpang. Dosen Pembimbing Magang, untuk menentukan bentuk luaran, format laporan, serta mata kuliah yang berpotensi dikonversi. Pada tahap ini, mahasiswa juga diminta menunjukkan TOR atau proposal atau surat surat penerimaan dari instansi mitra.
2. Pengumpulan Dokumen Pendukung Setelah Magang
Mahasiswa menyiapkan dan melengkapi berikut ini: 1. Surat Keterangan Selesai Magang dari mitra industri/lembaga. 2. Laporan kegiatan magang lengkap (berisi deskripsi kegiatan, hasil, dan hasil pengamatan). 3. Logbook atau jurnal harian kegiatan magang. 4. Penilaian kinerja dari pembimbing lapangan. 4. Bukti luaran kegiatan (misalnya produk, sertifikat atau surat telah berhasil magang, publikasi jika ada, atau dokumentasi foto).
3. Pengajuan Resmi ke Program Studi
Mahasiswa menyerahkan berkas pengajuan konversi SKS kepada Sekretaris Prodi. Pengajuan dilakukan dengan mengisi Formulir Konversi SKS Magang melalui online yang berisi: Identitas mahasiswa lokasi dan durasi magang, deskripsi tugas mata kuliah yang diusulkan untuk dikonversi dan laporan hasil magang.
4. Verifikasi dan Penilaian oleh Tim Prodi
Tim penilai yang terdiri dari tim konversi magang, pengelola prodi, dan perwakilan dosen. Kegiatan ini bertujuan memverifikasi kesesuaian kegiatan dengan CPMK mata kuliah yang akan dikonversi. Penilaian kualitas laporan, output, dan penilaian dari pihak mitra. Evaluasi bobot kerja (durasi dan tanggung jawab) mahasiswa selama magang. Berdasarkan hasil verifikasi, tim menentukan: Jumlah SKS yang dapat dikonversi, dan Nilai ekuivalen huruf untuk setiap mata kuliah yang disetarakan.
5. Penetapan oleh Ketua Program Studi
Hasil penilaian dituangkan dalam Berita Acara Konversi SKS yang ditandatangani oleh seluruh anggota tim penilai. Ketua Program Studi menyetujui dan menetapkan hasil konversi tersebut untuk diteruskan ke Bagian Akademik Fakultas.
6. Input Nilai ke Sistem Informasi Akademik
Bagian akademik melakukan input nilai konversi SKS ke dalam sistem akademik (SIAP). Mahasiswa akan menerima hasil konversi resmi yang tercantum dalam transkrip akademik sesuai dengan jumlah SKS yang diakui.
7. Dokumentasi dan Arsip
Seluruh dokumen (formulir, berita acara, laporan, dan bukti pendukung) diarsipkan oleh Program Studi. Arsip digunakan sebagai bukti audit akademik dan evaluasi pelaksanaan program magang di lingkungan Teknologi Pangan FPP Undip.
Skema Singkat Alur
Mahasiswa → Pengelola Prodi & Pembimbing Magang → Dokumen Pendukung → Tim Konversi → Kaprodi → Bagian Akademik Fakultas (lihat alur pengajuan)
Catatan Tambahan
Kegiatan magang yang dapat dikonversi minimal berdurasi 1 bulan (160 jam kerja efektif) dan memiliki keterkaitan langsung dengan bidang Teknologi Pangan. Maksimal 20 SKS dapat dikonversi sesuai ketentuan Merdeka Belajar – Kampus Merdeka (MBKM). Jika magang dilakukan melalui program resmi MBKM Kemendikbud, maka proses konversi mengikuti panduan MBKM Universitas Diponegoro dan menggunakan padanan mata kuliah yang telah disahkan prodi.
